ExFlow AX
- Mer effektiv håndtering av leverandørfakturaer
ExFlow AX er en tilleggsmodul til Microsoft Dynamics AX (tidligere Axapta) som effektiviserer hele håndteringen av leverandørfakturaer. Først blir alle fakturaene skannet inn og hentet inn i ankomstregistreringen i Ax. Hvor mye som automatisk blir registrert i Ax ved ankomstregistreringen bestemmer dere selv. Dette gjelder også fakturaer som ankommer elektronisk (efaktura eller PDF-vedlegg i e-mail). Når fakturaen er registrert i Dynamics AX matches fakturainformasjon mot et regelverk for å bedømme hvem som skal attestere fakturaen. Attestanten(e) informeres via e-post og kan deretter logge inn i ExFlow webportal hvor de kan se, kontere og attestere fakturaen. Ønsker en å legge til en ekstra godkjenner/attestant kan dette enkelt gjøres på web. Når en faktura er sluttattestert kan økonomi bokføre dem en og en, eller i batch (som også kan automatiseres) i Dynamics AX.
Helt innebygd i Dynamics AX
ExFlow er helt innebygd i Dynamics AX. Dette betyr at økonomi- og regnskapsmedarbeidere hele tiden kan administrere og håndtere fakturaprosessen inne i Dynamics AX og dermed slipper å jobbe med flere applikasjoner. Man kan enkelt finne frem og se på innskannede fakturaer i Dynamics AX, og raskt se hvor en faktura befinner seg i attesteringsflyten.
Påminnelser og erstatter
Hvis en attestant ikke har håndtert sine åpne fakturaer innen en angitt tidsperiode, blir det sendt ut en e-post med påminnelse. Dette skjer automatisk, f.eks etter 2 dager. Er man syk, på reise eller ferie kan attestanten eller en på regnskap enkelt oppgi en “erstatter” som så kan håndtere fakturaene i en periode.
Matching mot innkjøpsordre
Med ExFlow kan man automatisk matche en faktura mot en innkjøpsordre. Matchingen kan gjøres på totalbeløp eller på radnivå for å sammenligne artikler, antall, priser, rabatter etc. Faktura blir sjekket opp mot pakkseddel oppdatering og innkjøpsordre. Dersom alt stemmer blir fakturaen system-attestert og bokført. Er det noe som ikke stemmer blir enten hele fakturaen sendt ut på vanlig godkjenningsflyt, eller kun de radene som ikke stemmer.
Reduser tidsforbruk og kostnader ved smartere håndtering av inngående fakturaer:
Hands ExFlow Ax håndterer hele prosessen i Dynamics AX fra faktura er mottatt til den er ferdig betalt og postert.
- Papirfaktura blir erstattet med en elektronisk kopi
- Intern postgang redusert til 0 ettersom fakturaen følger workflow i Dynamics AX
- Godkjenning av faktura gjøres på web (fremdeles i Ax)
- Enklere sporing av faktura og oppslag i ettertid
- Automatisk import av fakturainformasjon
- Automatisk godkjenning av faktura mot innkjøpsordre
- Tid som går med til kontroll av synkronisering mellom Dynamics AX og 3. parts program bortfaller da ExFlow er en modul i Dynamics AX og krever derfor ingen kontroll av synkronisering eller filoverføring.