Hands Sykelønnsrefusjon automatiserer prosessene rundt fraværshåndtering ved at fravær enkelt registreres inn i Dynamics AX, fravær valideres, forslag til sykelønnsrefusjon dannes, og at det bokføringstekniske ivaretas av systemet.
Fraværet registreres pr. medarbeider, og det angis dato og fraværskode for det aktuelle fraværet. Timer og dager blir automatisk utfylt i forhold til om fraværskoden er satt til å operere med dager eller timer.
I neste runde overføres det registrerte fraværet til sykelønnsrefusjon. Dette gjøres uavhengig av selve lønnskjøringen med det formål å kunne behandle sykelønnsrefusjon separat.
Hands Sykelønnsrefusjon vil automatisk vise et informasjonsvindu på skjermen dersom fraværet som
registreres ikke er gyldig i henhold til valideringsreglene for den aktuelle fraværskoden - eksempelvis ved å sperre for flere egenmeldinger hvis en medarbeider har brukt opp kvoten for en gitt periode. I en journal kan man gjøre eventuelle korrigeringer som Dynamics AX skal ta hensyn til.
Neste steg i prosessen er overføring av sykelønnsrefusjon. Når fraværene med tilhørende refusjonsopplysninger er godkjent, posteres de ved hjelp av et enkelt tastetrykk. De posterte transaksjonene legges så automatisk over i en refusjonsoversikt, som blant annet er grunnlag for utskrift av skjema og oppfølging i forhold til innbetaling fra NAV.
Ved utskrift av skjema vil Microsoft Dynamics AX ha de nødvendige opplysninger tilgjengelig, og skjema kan skrives ut eller sendes elektronisk. Systemet har også mulighet for å håndtere flere NAV kontor ved at disse knyttes opp mot ulike medarbeidere.
Når NAV kontoret så sender refundert beløp tilbake, er det enkelt og oversiktlig å avstemme at riktig beløp er mottatt og eventuelt hvilke beløp som er refundert i henhold til refusjonsoversikten. Enkelt og elegant, ved et enkelt taste-trykk, vil du som bruker automatisk gjøre de riktige bilagsføringene i hovedboken, fordi Hands Sykelønns-refusjon benytter seg av standard funksjonalitet i Dynamics AX.