Eiendomsforvalter Rom Eiendom styrer 1200 bygg med
Microsoft Dynamics AX og PMAx
I løpet av to uker går Rom Eiendom gjennom 2 000 kontrakter fordelt på 1 200 bygg og foretar avregning av felleskostnader. Før tok det to måneder. Dette er mulig med hjelp av bransjeløsningen PMAx bygget på Microsoft Dynamics AX.
Skreddersydd for eiendom
Microsoft Dynamics AX med bransjemodulen PMAx er et komplett økonomisk og administrativt forvaltningssystem for eiendomsbransjen. Brukergrensesnittet er Microsoft Outlook-basert og pakken er tett integrert med Microsoft Office. Løsningen er modulbasert slik at kunder kan velge funksjoner ut fra sine spesifikke behov.
”Alle hos oss er innom systemet daglig – til kundeoppfølging, kontrakts arkiv, regnskap og prosjektoppfølging på både selskap og portefølje”, forteller IKT-sjef Henning Bodin i Rom Eiendom AS.
”For ledelsen er rapporteringsløsningen et svært nyttig verktøy. De bruker den som rapporteringsløsning og som et styringsverktøy, der de både ser hvilke bygg som har høye kostnader og hva som må til for å redusere de. Rapportene viser også hvilke bygg vi bør eller kan selge”, sier han videre.
Brukervennlig løsning
Bransjeløsningen PMAx fungerer som en modul i Microsoft Dynamics AX. På den måten får Rom Eiendom både fagsystem og ERP system i ett. ERP-funksjonene gir de alle administrative verktøy, en omfattende rapporteringsløsning, strategiske styringsverktøy og tilgang via nettleser. Det siste gjør at brukerne har tilgang til løsningen uavhengig av hvor de er og hvilken maskin de sitter på.
”Rapporteringsrommet er svært brukervennlig, også for endring av oppsett og redigering. Det er trendpiler, trafikklys, fine farger og lett å se tallene”, sier Porteføljeanalytiker Hege Messel Grande.
Modulbasert løsning
Microsoft Dynamics AX er et moderne, modulbasert ERP-system som passer godt til behovene hos en eiendomsforvalter
”I tillegg til modulene finans, kunde og leverandør bruker vi CRM, anlegg og prosjekt. I anleggsmodulen følger vi opp både regnskapsmessige og skattemessige verdier. Den beregner avskrivninger og lager grunnlag for saldoskjema. Alt er automatisk, noe som er en helt nødvendig når vi har så mange bygg” sier regnskapskontroller Mona Linnerud Hartvigsen.
”Hvert år går 20 000 inngående fakturaer og 15 000 innbetalinger gjennom systemet. Da er det viktig å ha en komplett kostnadsoversikt”.
Fra kaos til struktur
For Fagansvarlig Forvaltning Sylvain Todesco er det beste med den nye løsningen at det er svært enkelt å dele informasjon med andre.
”I CRM-modulen kan du logge telefonsamtaler og andre henvendelser slik at den som kommer og skal overta en sak vet akkurat hva som har skjedd på saken”, forklarer han.
”Med PMAx budsjett har vi gått fra kaos til struktur. Den største gevinsten har vi fått med avregningsmodulen. Når du har 2000 kontrakter fordelt på 1200 bygg må du ha et system du kan stole på, som er veldig brukervennlig og som gir deg oversikt for hvert enkelt leieforhold. Vi har gått fra å bruke et par måneder til å bruke et par uker på dette”, sier Sylvain Todesco.
Sparer to IT-årsverk
”Da vi anskaffet Microsoft Dynamics AX med PMAx, fikk vi en fullstendig integrert løsning og slapp enkeltstående applikasjoner”, fremhever IKT-sjef Bodin.
”Fordelen er at vi kan fokusere på én teknologi, i dette tilfellet Microsoft teknologi. Vi slipper å bygge opp kompetanse på flere ulike teknologier og applikasjoner og kan holde IT-avdelingen liten. Skulle vi hatt flere enkeltstående applikasjoner, måtte vi vært minst to stykker til”, sier han.
Om Rom Eiendom
Rom Eiendom AS er NSBs eiendomsselskap. Rom eier og forvalter 1 200 bygg rundt om i Norge, til en samlet verdi av 7 milliarder kroner. Eiendomsporteføljen er på 730 000 kvadratmeter. Utviklingsportefølje utgjør om lag 70 tomter med et utbyggingspotensial på mer enn to millioner kvadratmeter gulvareal.
Rom Eiendom har 80 ansatte. Hovedkontoret er i Oslo sentrum og regionskontorer i Bergen, Kristiansand, Stavanger og Trondheim.