Norges største uavhengige bokhandlerkjede skanner inngående faktura og attesterer de elektronisk via Intranett. Det sparer de både tid og penger på.
Løsningen heter Hands Invoice Handling og er utviklet i og for Microsoft Dynamics AX.
– Alle inngående fakturaer kommer til hovedkontoret. Der får de en strekkode, blir skannet og lagret i PDF-format. Deretter går de elektronisk til en av 97 filialer, som attesterer eller kommenterer fakturaen. Vi trenger bare å oppdatere ett register uten å flytte informasjon mellom systemene. Det sparer vi både tid og penger på, forklarer økonomisjef Jan Ole Larsen i Notabene.
Norges største uavhengige bokhandlerkjede håndterer rundt 80.000 inngående fakturaer i året fordelt på 92 filialer i Norge, fire i Polen og en i Sverige. Det ville blitt mange manuelle timeverk …
– Vi har hatt et system for innskanning tidligere, men det fungerte ikke skikkelig. Nå har Hands utviklet en modul til Microsoft Dynamics AX som gjør det enkelt å distribuere bilagene.
Når bilagene er i PDF-format er de enkle å lagre, videresende og skrive ut.
– Ute på filialene logger de seg på via vårt lukkede nettverk, og bruker en vanlig nettleser for å attestere. Når butikken har godkjent fakturaen, blir den automatisk klargjort for betaling. Sentralt har vi alltid komplett arkiv, tilgjengelig gjennom Microsoft Dynamics AX. Vi kan også varsle med e-post hvis en faktura ikke er attestert, eksempelvis et gitt antall dager før forfall, sier Larsen.
Direktekontering Systemet håndterer videre elektroniske fakturaer. Det blir da enda mer effektivt. Flere av leverandørene er allerede over. Elektroniske fakturaer blir direktekontert og lagt automatisk over i PDF-format.
– Vi jobber med å få flere av leverandørene over på e-faktura. I tillegg til de umiddelbare besparelsene ser vi på denne løsningen som et verktøy for fremtidig vekst. Det er et konkurransefortrinn fordi det holder bemanningen nede, påpeker han.
Integrert lønn I tillegg til en komplett ERP-løsning med egen modul for inngående faktura har Notabene implementert lønnsmodulen til Microsoft Dynamics AX. Med 700 på lønningslisten er det den største lønnsinstallasjonen Hands har satt i drift foreløpig (primo 2005). Larsen ser klare gevinster av å ha alt i ett system.
– Vi testet den nye lønnsmodulen høsten 2004 og ble overbevist. Argumentet er igjen å ha mest mulig data samlet i ett register i et kjent og fortrolig miljø. Dermed slipper vi å vedlikeholde flere systemer.
Tidligere kjørte Notabene Microsoft XAL (Concorde), så overgangen til Microsoft Dynamics AX var liten.
Microsoft Dynamics AX vokser med Notabene Bokhandlerkjeden har ambisjoner om en årlig vekst på 10–15 butikker. Det krever en fleksibel ERP-løsning.
– Fra vi migrerte i september–oktober 2004, har vi udelt positive erfaringer. Hands har vært en viktig samarbeidspartner og lydhøre under utviklingen. Spesielt fakturadelen har blitt enklere med Microsoft Dynamics AX, samtidig som funksjonaliteten gjennomgående er bedre. For oss er dette en fremtidig løsning vi ønsker å basere mest mulig av økonomidataene våre på, sier økonomisjef Jan Ole Larsen i Notabene.
For mer informasjon om løsningen kontakt oss gjerne på 815 58 040 eller på
